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虚拟办公室(Virtual 0ffice)

时间:2019/8/28 0:47:04  作者:独立室内设计师  来源:独立设计师楼  查看:1221  评论:0
内容摘要:虚拟办公室(Virtual0ffice)虚拟办公室并非是虚拟的,它是一个实体存在的办公室,现代化的虚拟办公室又叫服务式办公室或柔性办公基地。之所以虚拟,是因为这些自由职业者们只是偶尔在这里上班,通常会在自己家中或者公司上班,而他们又需要这样的一个实体办公室。虚拟办公室让您拥有专业...

 

虚拟办公室(Virtual 0ffice)

虚拟办公室并非是虚拟的,它是一个实体存在的办公室,现代化的虚拟办公室又叫服务式办公室柔性办公基地。之所以虚拟,是因为这些自由职业者们只是偶尔在这里上班,通常会在自己家中或者公司上班,而他们又需要这样的一个实体办公室。虚拟办公室让您拥有专业的公司形象,助您轻松开展业务。具有高移动性和灵活性,而您所需支付的只是每月很少量的租金,并且可以按月支付,能够帮您节省大量的现金流。

虚拟办公室最早起源于日本,俗称为“办公室合租”。合租者共享由“虚拟办公室”提供的商务配套的办公设施,前台服务等。英文是VirtualOffice,而英文Virtual是“实际上的”意思,那么如果将VirtualOffice直译的话就是“实际上的办公室”,而非我们在大陆叫做的“虚拟办公室”。

一般来说,创业者首要面临的就是昂贵的办公费用。我们都知道,合适的办公场所对创业者的帮助无法取代,一是维持公司形象,二是有一个很好的工作氛围。但传统的办公室出租都是以房间为单位,符合条件的写字楼价格昂贵,一般的房间价格不菲也无法给客户一个良好的印象,而且一般来说自己置办传真电话、办公家具等各类办公用品的价格也是新创业者一个很大的财务压力。虚拟办公室就能够克服这个困难,在大幅降低费用的同时,还能够业者享受到各种便利的服务、提升形象,把更多的精力投放到最能创造财富的事务上去?

虚拟办公室服务的基本模式主要是提供以办公桌出租为核心的服务包,具体包括:商业地址、办公桌椅、文件柜、会客室、代收信件、传真、代接电话、饮用水、保洁等,并且根据企业实际提供各类衍生适用的增值服务包。

虚拟办公室由美国捷迪广告公司率先发起。该公司撤消了包括行政总监在内的所有办公室,职员只需要在公共办公室设一保管箱存放个人物品。在必要到公共办公室办公时,他们先在管理员处登记,由其分配电话、电脑并给每个人指定工作场地。对于很多企业来说,虚拟化背后的商业动机十分明确:要减少房地产开支、提高生产率、增加利润、参与国际竞争及改善顾客服务。当信息成为商品,当技术的发展使信息能通过笔记本电脑、传真机和电话线快速传送的时候,虚拟办公室就应运而生了。

基本类型

 

第一类:全球性跨国集团操作的虚拟办公室

他们在上海顶级的写字楼拥有或者租用全层或者几个楼面,面积庞大,设备新颖,管理专业,他们的客户群体全部是财富500强的公司。通常一个工作桌每个月就要人民币一万元以上。这是大陆初期创业的人们可望而不可及的。

第二类:就是几乎是从业主或者发展商那租赁

就是几乎全部是从业主或者发展商那里短期租赁来的几十个平方或者一百多平方的“虚拟办公室”和“合租办公室”,都是刚刚开业不久,装修都非常简陋。工作区域非常狭窄压抑。但是价格便宜。往往他们都不能够处理涉外的业务和客户。他们的办公写字楼也都是处于第三类或者第四类商业地区。个别的处于较好的第二类地区。

第三类:就是公司自己全资拥有办公物业

就是公司自己全资拥有办公物业的“虚拟办公室”服务公司,这在成都为数不多,从他们豪华的办公设备,至尊的办公地点,专业的美籍管理经理和资深的香港管理总监所提供高端的服务,使得客户无论从事国内贸易或是国际贸易都是如鱼得水的方便。而他们的收费标准在目前成都市场上是非常有竞争性的。

主要功用

1、城市中心商务办公地址,可以印制在租用者名片和宣传资料上。

2、在工作时间内提供商务电话接听,作详细记录并且及时转告租用者。

3、遵照租用者的指示收发商务文件及快件,传真文件。

4、遵照租用者的指示,用其公司的名义接待租用者的客户。

5、提供临时会议室服务。

如何选择

第一,既然使用“虚拟办公室”就是为了提升自己公司的形象,那么选择“虚拟办公室”当然要选择至尊的黄金地段的甲级写字楼。而淮海中路(茂名路口)是上海的黄金地段,甲级写字楼永新大厦就是那个区域的标志性建筑。如果名片上面成都天府大道的甲级写字楼地址,那绝对会让客户刮目相看的。绝对不要为了节省一点小钱而影响自己公司的形象。

第二,为了方便今后和客户见面和自己随时随地去“虚拟办公室”上班,或者会见客户等,当然要交通方便。如果能够找到地铁出口边上的甲级写字楼就是首选之中的首选了。

第三,“虚拟办公室”所在的写字楼一定要有知名度,必须要是名副其实的甲级写字楼,而不是自己所吹嘘的所谓“甲级”写字楼。写字楼不但外立面要有气派,里面大厅,电梯区域,楼面走廊和“虚拟办公室”内部都要豪华精致,而且要整洁干净,一尘不染,保安人员要训练有素。只有这样,才会让自己的客户来拜访自己的时候会留下深刻的印象。

第四,“虚拟办公室”的写字楼物业管理公司也要有知名度,这样才能够保证写字楼的安全整洁和有序,提供优质的客户服务。

第五,最重要的是提供“虚拟办公室”的公司一定要有诚信和实力,办公物业最好是公司物业,这样才能够保证自己没有后顾之忧。如果是个二房东和你签合同,你会觉得有保障吗?会踏实吗?

第六,要看看这个公司有没有专业的网站,如果一家公司连个像样的网站都没有,你说他们是准备做长期的生意吗?还有如果网站上面连自己真实的现场照片都不敢放上去,那么也要小心了。因为如今大部分的所谓虚拟办公室的办公室都拥挤不堪,紧迫压抑。

第七,多问问,多看看,多比较。如果多花一两百块钱,能够将自己公司的形象大大提升,让客户刮目相看,那就完全值得,因为性价比是最重要的。

其发展优势

 

节省资金,降低成本

“完美办公”可以解决中、小企业由于资金不足,难以在北京设立办事处的难题。这些企业不再自己租用昂贵的办公场所,也不用聘用专职的秘书、行政人员,更不用购置各种办公设备、办公用品等,这些将为企业节省了大量的开销,只要投入较少的费用,就能拥有一个交通非常便利的办公场所,一个专业的电话秘书,一个配备现代化办公设备,并拥有众多员工的大公司形象。

节省时间,提高效率

“完美办公”更有效的为企业节省了大量宝贵的时间,让企业腾出更多的时间和精力处理其核心业务。如:不用接听众多的电话,让电话秘书去处理,处理不了的问题再接过来;不用再劳神去管理众多的员工,不用再操心购置办公设施等等。

不会放过每一个商业机会

错失潜在客户的一个电话可能损失的代价是非常昂贵的。让客户看到名片上只有一个邮政信箱造成的不信任感也是很昂贵的。名片上只有一个移动电话让人家知道这只是一个一人公司所付出的代价也可能是很昂贵的。最重要的,错失了一个来电的成交机会更是一个很大的损失!记住,“完美办公”所提供的服务,不仅仅是节省了资金时间,更重要的是不会放过每一个商业机会。

马上拥有高素质的团队及良好的公司形象

许多人认为,电话秘书及客服人员,只是接听电话或应付来电。如果是这样,那就错了,其实这是一个非常重要的环节,是企业的“窗口”及“形象”。一个好的电话秘书应该含盖了协助她的客户(企业主),与企业的客户进行良好的沟通,并非常礼貌及专业的解答各种问题,当解答不了或处理不了时,再将电话转接到相关人员。这样,不但为企业节省了大量的时间,同时,更能通过电话的转接,层层深入并圆满的解答了客户的问题,让来电的客户感受和看到一个训练有素的团队。如此一来,即使是一个人的公司,也可以拥有大公司的资源,拥有高素质的团队,创造出大公司一样的形象。让企业与客户之间更容易奠定信心。让成功来得更加精彩!

有助于业务的高速拓展

内地企业或个体若在首都北京,一个政治、经济、文化交流中心的大都市设有办事处,非常有利于提升自身的形象和地位,更能增强在国内及国际上快速拓展业务的竞争力。

调查发现

 

记者调查发现,所谓“虚拟办公”,简单原理是:租下一处面积,划分为一个个更小面积的公位出租给客户,仅仅只是为其设置一部电话,安排接线员以客户的名义接听来电,或者直接将来电绑定到客户自己的电话上。客户不需要提供任何证明,“虚拟办公”提供者也不会出具任何文件,整个交易异常简单:签合同,同时交钱。

这种虚拟办公室正在上海逐渐流行起来,主要客户是一些服务性的中小企业和创业者,也不乏SOHO族,平时一般都在家办公,只有在必要的时候,才出现在虚拟办公室内。有的租客原本在郊区有自己的办公地点,其租用虚拟办公室,只是为了把“总部”设在城市的中心地段,将这一地址印在公司名片上,显得非常有“派头”。

虚拟办公室的租金都不高,根据提供服务的质量和办公室所在的地段,大约在几百元左右,最多不超过2000元,这笔费用通常只有实体办公室租金的2成左右。提供虚拟办公室的公司一般都承诺“为租用者提供商业地址、处理邮件包裹和提供独立电话号码并有专人以贵公司名义接听或转接电话”,并提供“客户接待场所、会议场所及服务,提供临时办公场所”。

合同范本

甲方:地址:

邮编:电话:

乙方:地址:

电话:邮编:

根据甲、乙双方协商,甲方全权委托乙方做虚拟办公室项目,经双方协商就此事达成如下协议:

乙方提供的服务:

1、乙方提供商用虚拟办公地址,2、提供呼叫中心电话服3、务,4、代发信函、邮件并及时反馈,5、此项服6、务为¬___________________元/年。7、以客户名,8、义来电,9、根据客户指10、令处理商务的联络事宜,11、提供10张/月(含10张)以内的文章简单打字服12、务,13、超出按_____元/张收取费用,14、以上服15、务为_______元/年,每月可使用会议室2次。2小时/次。16、提供网页设计,17、按______元/页收取,18、网站制作除应交纳域名19、、空间、推广费用外不20、另交费用(域名21、、空间、推广费报价见附件)。22、提供法律方面一般咨询服23、务,24、包括合同,25、签定的注意事项、合同,26、拟订、以及商业方面的咨询,27、不,28、提供诉讼的辩护服29、务,30、按-__________元/年收费,31、不32、限次数。

二、工作时间

1、“五一”,“十一”,春节等大型节日正常休息

平常每周工作7天,每天上午9:00到下午6:00

2、办公间的人员安排

安排专人负责,对于客户的不同要求给与相应的对待,合同期间服务不中断。

支付方式:现金或支票

支付时间:签约后当天交付,签约一年,以营业执照的时间到第二年的相应时间。

甲方应遵循的义务:

1、甲方不得从事非法经营活动。

2、甲方不得以乙方名义从事经营活动,但可留出乙方的单位电话与地址。

3、甲方需提供营业执照副本复印件、组织机构代码证复印件,税务登记证复印件、法人身份证复印件。

乙方应遵循的义务:

1、乙方不得从事非法经营活动。

2、乙方不得以甲方名义从事经营活动。

本合同自签订之日起生效

如有未尽事宜甲乙双方共同商定,合同期满、停租或续签,需另签合同予以补充说明,其补充规定与本合同具有同等效力。

八、本协议一式两份,甲乙双方各持一份。

甲方:乙方:

200__年____月____日200__年____月____日

 


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